Portföy Yönetim Şirketlerinin Bireysel Portföy Yönetimine Konu Varlıklarının Saklanmasına İlişkin İlke ve Esaslar
İlke Kararı (2005/23)

1.    Menkul kıymet hesabı açılması,
2.    Müşteriye ait bilgi ve belgelerin temini,
3.    Saklama hesaplarına ilişkin nakit ve menkul hareketlerinin kontrolü, işlemlerin "Teslim Karşılığı Ödeme" prensibine göre gerçekleştirilmesi,
4.    Toplu Takas-Müşteri hesaplarına dağıtım,
5.    Borsa dışında alınan varlıkların saklanması,
6.    Müşteri adına transferler,
7.    Mutabakatlar,
8.    Ekstre Gönderimi,
9.    Önemli miktardaki nakit ve kıymet hareketlerinin müşteriye bildirilmesi,
10.  Organizasyon,
11.  Personel İstihdamı,
12.  İç Kontrol Sistemi,
13.  Süre.

1.    Menkul Kıymet Hesabı Açılması

a.    Müşteri bazında hesaplar, saklama bankasında doğrudan müşteri adına açılabilir, veya,

Takasbank'ta açıldığı şekilde Portföy Yönetim Şirketi (PYŞ) ana hesabı altında alt hesap kırılımlı ve müşteri kimlik bilgisi tanımlı olarak açılabilir.

b.    Müşteri adına PYŞ ana hesabının altında alt hesap kırılımlı hesap açılması yönteminin benimsenmesi halinde; saklama sözleşmesinde, söz konusu hesapların mülkiyetinin müşterilere ait olduğuna ve söz konusu varlıkların müşteri adına merkezi saklama ve kayıt hizmeti veren kuruluş nezdinde saklandığına dair hükme, PYŞ ile müşteri arasında imzalanacak sözleşmede ise saklama esaslarına ayrıntılı olarak yer verilir.

c.    Müşteri adına hesap açılması halinde; PYŞ nin vekil sıfatıyla işlem yapabilmesine yönelik olarak hem yatırımcı ve PYŞ, hem de saklama bankası ve PYŞ arasındaki ilişkilere yönelik olarak, müşteri ile saklama kuruluşu arasında imzalanacak sözleşmeye hüküm konur.

2.    Müşteriye ait bilgi ve belgelerin temini

PYŞ tarafından her bir müşteriye ilişkin olarak hesap açımında gerekli olan bilgi ve belgelerin saklama bankasına iletilmesi suretiyle müşteri adına hesaplar açılır.

3.    Saklama hesaplarına ilişkin nakit ve menkul hareketlerinin kontrolü, işlemlerin "Teslim Karşılığı Ödeme" prensibine göre gerçekleştirilmesi

a.    Saklama bankası, PYŞ müşterilerinin toplu olarak nakit giriş-çıkışının karşılıklı olarak menkul kıymet giriş-çıkışı ile kontrolünün yapılmasından veya saklama sözleşmesinde bulunması halinde müşteri bazında nakit giriş-çıkışlarının karşılıklı olarak menkul kıymet giriş-çıkışları ile kontrolünün yapılmasından sorumlu olur.

b.    Menkul ve nakit işlemleri için temel prensip "Teslim Karşılığı Ödeme" dir. Teslim karşılığı ödeme müşteri bazında aranabileceği gibi, toplu bazda da olabilecektir. Saklama Bankası işlemlerin tam ve zamanında yerine getirilmesinden sorumlu olup, işlemlerin DVP'li uygulanamaması durumuna ilişkin hükümlere de saklama sözleşmesinde yer verilmelidir.

c.    Saklama Bankası, PYŞ'nin borsa ve borsa dışında Banka ve aracı kurumlar ile yaptığı işlemler için "ön-eşleştirme" yapmalı veya gerekli teyit mekanizmaları oluşturmalıdır. Fark olursa taraflara geri dönülmeli ve işlem düzeltilmelidir.

d.    (c) bendindeki teyitleşmeler, işlem yapan tarafların belirleyeceği SWIFT, telefon, faks vs. metodlarla yapılmalıdır.

e.    Saklamadaki varlıkların takas işlemleri yapılırken, takas süreleri dikkate alınır. M üşteri yükümlülükleri yerine getirilirken hesaplar arasındaki transfer sürelerinin dikkate alınmayıp, PYŞ ile saklama bankasının ihmali yüzünden müşterinin temerrüdüne yol açılması halinde, PYŞ ve saklama bankası tarafından sorumluluğun üstlenilmesine dair saklama sözleşmesine hüküm konur.

4.    Toplu Takas-Müşteri hesaplarına dağıtım

a.    Müşteri adına hesap açılması esas olmakla beraber, saklama bankaları takas talimatlarını yerine getirirken PYŞ müşterilerinin nakit ve menkul kıymet transferleri için havuz hesabı kullanıp toplu takas yapabilirler.

b.    Nakit için ayrıca müşteri adına hesap açılmayabilir, ancak operasyonel nitelikte, nakit transferlerini gerçekleştirebilmek amacıyla toplu havuz hesabı kullanılabilir.

c.    Nakit ve menkul kıymet havuz hesabının bakiyesi gün sonunda sıfırlanmalı ve bu hesaptaki varlıklar PYŞ den gelen bilgiler çerçevesinde ilgili müşteri hesaplarına dağıtılmalıdır.

d.    Müşteri hesaplarına dağıtım suretiyle müşteri bazında izleme ve hakların takibi yapılır.

e.    Toplu havuz hesaplarına yönelik olarak; müşteri ile yapılan portföy yönetim sözleşmelerinde, toplu hesap altında izlenen varlıkların müşterilere ait olduğu ve müşterilere ait portföy yönetimi dışında sözkonusu hesap üzerinde herhangi bir nedenle PYŞ veya üçüncü kişiler tarafından tasarruf edilemeyeceğine dair hüküm eklenmesi zorunludur.

5.    Borsa dışında alınan varlıkların saklanması

a.    Diğer bir banka nezdinde, Borsa dışında yapılan vadeli-vadesiz mevduat, repo, katılma belgesi alımı ve altın alımı gibi işlemler PYŞ adına açılacak hesaplar üzerinden değil, müşteriler adına açılacak hesaplar üzerinden gerçekleştirilmelidir.

b.    Saklama bankası diğer bir banka nezdinde yapılan işlemlere ilişkin olarak bir sorumluluk taşımayabilir.

c.    Saklama bankasında yapılacak mevduat işlemi müşteri adına açılacak hesap üzerinden gerçekleştirilir. Bu amaçla da müşteri ile saklama banaksı arasında bankaların mevduat hükümleri çerçevesinde sözleşme imzalanır ve müşteri isteğine bağlı olarak bu hesap üzerinde PYŞ nin vekil sıfatıyla işlem yapabilmesine dair sözleşmeye hüküm eklenebilir.

d.    Müşteri adına yapılacak menkul kıymet alımlarının diğer banka nezdinde açılan hesaplardan karşılanacak olması halinde; önce saklama bankası nezdinde açılan toplu hesaba transfer yapılır. Müşteri adına yapılan menkul kıymet alımları ancak bu hesaptan karşılanır.

e.    C bendi kapsamında müşteri adına yapılacak menkul kıymet alımlarının diğer banka nezdinde açılan hesaplardan karşılanacak olması halinde; öncelikle saklama bankası nezdindeki PYŞ adına açılmış olan havuz hesabına transfer yapılması, ayrıca PYŞ tarafından diğer banka nezdinde açılacak müşteri hesaplarından ancak müşterinin talimat vereceği hesaplara transfer yapılması konularında portföy yönetim sözleşmesine hüküm konmalıdır.

6.    Müşteri adına transferler

Saklama Bankası, toplu hesaptan yapılacak serbest nakit veya menkul kıymet transferlerinin PYŞ tarafından saklama bankasına müşteri ile yapılacak sözleşmede belirtilen ve sadece müşteri adına açılan hesaplara yapılmasından sorumludur.

7.    Mutabakatlar

Her gün itibari ile saklamaya konu varlıkların mutabakatı, bu varlıklara genel saklama hizmeti veren kurumlarla (hisse senedi için Takasbank, DİBS ler için TCMB veya Takasbank, yabancı menkul kıymet ve Eurobond için anlaşmalı yabancı saklama kurumu) ve PYŞ ile aşağıdaki şekillerde yapılmalıdır;

a.    Saklama sistemindeki varlık kalemlerinin genel toplamının, her bir varlık kaleminde merkezi saklama kurumunun veya diğer genel saklama hizmeti veren kurumun ilgili rakamları ile uyumuna günlük olarak bakılmalıdır.

b.    Genel toplamda mutabık kalınan varlıkların müşteri/hesap bazında doğru dağıtıldığının mutabakatı, merkezi saklama kurumundan ve diğer genel saklama hizmeti veren kurumdan alınan detay raporları veya otomatik ekstre alınması yolu ile yapılır, bir uyumsuzluk bulunması halinde genel saklama hizmeti veren kurumdan bilgi istenir.

c.    PYŞ ile saklama bankası arasında, imzalayacakları sözleşmeye uygun olarak saklamaya konu varlıkların işlem yapılan günlerde ve en az haftalık olarak mutabakatı yapılır. Bir uyumsuzluk bulunması halinde, PYŞ tarafından saklama bankasından konu hakkında açıklama istenir.

8.    Ekstre Gönderimi

a.    Saklama bankası tarafından müşteriye en az aylık bazda hesap hareketlerini gösterir ekstre gönderilmelidir.

b.    Müşterinin özel talimatı olmadıkça, saklama bankası ekstreyi müşteriye PYŞ aracılığı ile gönderebilir. PYŞ aracılığı ile ekstre gönderilmesi durumunda, PYŞ müşteriye kendi göndereceği ekstreye ek olarak saklama bankasının antetli ve imzalı ekstresini göndermelidir. Müşterinin doğrudan ekstre göndereilmesini talep etme hakkı saklıdır.

c.    Ekstre ile bilgilendirmenin yanısıra internet bankacılığı ile bilgilendirme zorunludur.

9.    Önemli miktardaki nakit ve kıymet hareketlerinin müşteriye bildirilmesi

Uygulama esasları belirlenirken saklama bankalarının üçüncü kişilere kıymet veya nakit transferinin yapamayacağı bir yapı oluşturulmuştur, bu çerçevede bildirilecek önemli miktardaki nakit ve kıymet hareketlerine müşteri ile yapılacak sözleşme ile karar verilir.

10.    Organizasyon

Saklama operasyonu, saklama bankasının diğer operasyon birimlerinden ayrılmalıdır. Müşteri bilgilerinin güvenliğinin sağlanması garanti altına alınması esastır. İlgili yöneticilerin görev tanımında müşteri gizliliğine ilişkin sorumluluk tanımlanmalı ve portföy yönetim şirketine taahhüt edilmelidir.

11.    Personel İstihdamı

Operasyon biriminde işlem hacmi ve saklanılan portföy miktarına bağlı olarak yeterli sayıda personel istihdam edilmelidir. Takas işlemlerinin operasyonu ile takas işlemlerinin kontrolü farklı kişilerce yerine getirilmelidir.

12.    İç kontrol sistemi

İş akış ve kontrol süreçleri ile görev tanımları saklama bankası yönetimince belirlenerek yazılı hale getirilmelidir.

13.    Süre

Portföy yönetim şirketlerinin Tebliğ'in 18 inci maddesinde belirtilen portföy saklama kuruluşlarından hizmet alınması konusunda Tebliğ'in yürürlük tarihi 30/6/2005 olmakla beraber, öncelikle portföy yönetim şirketlerine saklama hizmetinde bulunmak isteyen bankaların Kurulumuza başvuru yapmaları gerekmekte olup, ancak Tebliğ'de aranan şartlara haiz ve bu önerimiz ekinde duyurulacak olan esaslara uygun faaliyette bulunacak bankalara saklama faaliyetinde bulunmak üzere Kurulumuzca izin verileceği gözönünde bulundurularak, bankaların Kurulumuza başvuruda bulunmaları ve başvuruda bulunan bankaların Kurulumuzdan saklama faaliyeti izni alana kadar geçecek süre içerisinde, portföy yönetim şirketlerinin mevcut sistemde olduğu şekliyle, yönettikleri bireysel portföy yönetimine konu varlıkları Takasbank/Merkezi Kayıt Kuruluşu nezdinde saklamaya devam etmeleri uygun olacaktır.