Emeklilik yatırım fonlarının faaliyetleri sırasında uyacakları ilkeler aşağıda yer almaktadır:

1. Hukuki Belgelerin, Standart Belge ve Formların, Kamuyu Aydınlatma Belgelerinin Mevzuata Uygun Hazırlanması

Başvuru/bildirim/değişiklik formlarındaki bilgilerin tam ve doğru olarak, SPK tarafından öngörülen standart ve düzenlemelere uygun bir şekilde SPK'na iletilmesi

İzahname, tanıtım formu, portföy yönetim sözleşmeleri, saklama sözleşmeleri, günlük, altı aylık ve yıllık raporlar ve emeklilik yatırım fonlarına ilişkin diğer belgelerin SPK düzenleme ve standartlarına uygun olarak hazırlanması ve SPK'na iletilmesi

Emeklilik yatırım fonlarının tanıtımı, pazarlanması ve satışı sürecinde sunulacak, reklam ve ilanlar ile, izahname, tanıtım formları, periyodik raporlar gibi belgelerin bireysel emeklilik mevzuatının öngördüğü şekil ve içerikte hazırlanmasına, katılımcıya sunumunda yanlış, yanıltıcı, abartılı bilgi içermemesine, belgelerin açık ve anlaşılabilir olmasına dikkat edilmesi.

 

2. Organizasyon ve İnsan Kaynakları 

Yeterli mekan ve örgütlenmenin sağlanmış, fon hizmet biriminin ve fon kurulunun oluşturulmuş olması

Fon organizasyonunda görevli kişilerin emeklilik şirketi ve fon bünyesindeki görev, yetki ve sorumluluklarının açık olarak belirlenmesi ve yazılı hale getirilmesi

Emeklilik Yatırım Fonlarının Kuruluş ve Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Hakkında Yönetmelik’in (Yönetmelik) 14 ncü maddesi çerçevesinde iç kontrol sistemi ve türev araç işlemi yapacak fonlar için Yönetmelik’in 15 nci maddesi çerçevesinde risk yönetimi sistemi kurulması

 

3. Muhasebe - Belge - Kayıt Düzeni Oluşturulması 

Her bir fon için ayrı ayrı olmak üzere TTK, VUK ve SPK hükümleri çerçevesinde fon işlemlerine ilişkin olarak “Yevmiye Defteri (günlük defter)” ve “Defter-i Kebir (büyük defter)” ile ilgili mevzuat gereği zorunlu diğer defterlerin tutulması.

Çıkarılan fon paylarının kaydına mahsus olmak üzere "Fon Payları Defteri" tutulması

Fon Kurulu'nun vereceği kararların  “Fon Kurulu Karar Defterine” yazılması

Fonların, fon portföyüne yapılan alım-satım ve diğer işlemler ile katılımcılarla olan pay alım–satım işlemlerinin bilgisayar ortamında da detaylı olarak takip edilebileceği bir muhasebe, belge ve kayıt düzeni oluşturmaları, muhasebe hesaplarının işlem ve katılımcı bazında dökümünün alınabileceği (mizan, yardımcı defterler, muhasebe fişleri) ayrıntıda ve genel muhasebe ilkeleri çerçevesinde oluşturulması

Bilgisayar ortamında izlenen kayıtların yasal defterlere zamanında aktarılması. Yasal defterlerin (Yevmiye, defter-i kebir, fon kurulu karar defteri) düzenli olarak tutulması ve onaylı olması konusunda özen gösterilmesi

Fon'un tüm işlemlerinin, işlemlerin yapıldıkları gün itibariyle muhasebeleştirilmesi

Muhasebe kayıtlarına yansıyan günlük işlemlerin, yasal defterlere toplam tutarları ile kaydediliyor ise, işlemin ayrıntılarının ilgili yardımcı defter ve kayıtlarda gösterilmesi; yardımcı defter ve kayıtlarda işlemin açıklaması, yevmiye ve muhasebe fiş numarası ile karşı hesabın da belirtilmesi

Menkul kıymetlerin alım ve satımına ilişkin muhasebe kayıtlarında, bu menkul kıymetler için düzenlenen alım satım emri belgesinin (ordino) tarih ve numarasının belirtilmesi

Muhasebe kayıtlarının her bir işlem itibariyle, yapılan işlemin miktar, birim fiyat ve toplam tutarını göstermek ve gerekli açıklamaları içermesi

 

4. Fon Kurulunun Görev ve Sorumluluklar 

  • Fon faaliyetlerinin, şirketin genel yönetim stratejilerine ve politikalarına uygun olarak düzenli, verimli ve etkin bir şekilde ilgili mevzuat, fon içtüzüğü ve izahnamedeki esaslar çerçevesinde yürütülmesi
  • Fonun muhasebe, belge ve kayıt sisteminin düzenli bir şekilde tutulması 
  • Fon adına yapılacak sözleşmelerin ilgili mevzuata uygun şekilde hazırlanması
  • Fon portföyünün mevzuata uygun şekilde değerlenmesi ve birim pay değerinin doğru şekilde hesaplanması
  • Fon ile ilgili mali tablo ve raporların hazırlanması
  • Fon performansının takip edilmesi
  • Mevzuat gereği ya da şirketin talebi ile ilgili olarak yapılması gereken içtüzük ve izahname değişikliklerinin katılımcılara ilgili düzenlemelerde öngörülen süreler içerisinde duyurulması
  • Kamuyu aydınlatma belgelerinin mevzuata uygun şekilde hazırlanması 
  • Fonun faaliyetlerine ilişkin olarak Yönetmeliğin 32 nci maddesinde belirtilen raporların hazırlanması
  • Emeklilik Yatırım Fonlarının Kuruluş ve Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Hakkında Yönetmelik’in (Yönetmelik) 27. maddesi kapsamında belirtilen olağanüstü durumlar ile ilgili karar alınması
  • İç kontrol sisteminin oluşturulması
  • Şirket yönetim kurulu kararı ile belirlenen diğer görevlerin yerine getirilmesi 
  • Fon adına yapılan işlemlerin fon kurulu karar defterlerine kaydedilmesi
  •  Borsa dışında repo-ters repo işlemlerine taraf olunması durumunda bu işlemlerde faiz oranının belirlenmesi
  • Yönetmelik’in 25 nci maddesinde belirtilen dışında kalan para ve sermaye piyasası araçları ile işlemlerin ve dış borçlanma araçlarının değerlemesine ilişkin esasların belirlenmesi
  • Kurulumuzun 17.03.2005 tarih ve 11/363 sayılı kararı uyarınca aynı gün valörlü tahvil ve bono işlemlerine (kesin alım satım ve repo ters repo işlemleri) ilişkin olarak gerekçeli kararı alınması

 

5. Teknik Altyapı – Saklayıcı Kuruluş ile İletişim Kurulması

Katılımcılardan katkı paylarının toplanarak emeklilik şirketinde ayrıştırılması sonrasında, fonlarda yatırıma yönlendirilmesi ve katılımcı hesaplarına fon paylarının kaydedilmesi sürecine ilişkin prosedürlerin oluşturulmuş olması 

Saklayıcı kuruluş ile imzalanan saklama sözleşmesi kapsamında belirlenen yükümlülüklerinin yerine getirilmesi 

Fonların İstanbul Takas ve Saklama Bankası A.Ş. (Takasbank) ile; takas, virman, EFT, saklama ve müşteri alt hesaplarına ilişkin tüm işlemleri yapabilmeleri ve gerekli raporları alabilmeleri konusunda gerekli altyapıyı ve gerekli bağlantıyı kurmaları

Takasbank ile kurulan sistemin çalışma hızı, raporların tam ve zamanında iletilmesi, bağlantılarda kesinti olup olmadığı, esnek veri girişi imkanının bulunup bulunmadığı gibi konuların periyodik olarak kontrolü

Her bir fon adına Takasbank nezdinde saklama hesabı açılması 

Fon portföyünde yer alan menkul kıymetlerin Takasbank/saklayıcı kuruluş hesaplarında saklanması

Takasbank'a, Takasbank tarafından belirlenen esaslara göre gerekli bildirimlerin yapılması 

 

6. Fon Portföyünün İzlenmesi 

Avans tahsisine, avansın, varsa avans faizinin geri ödenmesine ilişkin kayıtların ve dekontların saklanması, bu işlemlerin mevzuatta, fon içtüzüğünde ve izahnamede belirtilen esas ve sürelerde yapılması

Fon Portföy Değeri Tablosu ve Fon Toplam Değeri Tablosu'nun mevzuata uygun olarak hazırlanması ve günlük olarak üretilmesi

 

7. Değerlemenin Yönetmelik’te Belirtilen Esaslara Uygun Şekilde Yapılması

Borsa'da işlem gören varlıkların değerleme gününde borsada oluşan en son seans ağırlıklı ortalama fiyat veya oranlarla, kapanış seansı uygulaması bulunan piyasalarda işlem gören varlıkların kapanış fiyatıyla değerlenmesi

Değerleme gününde borsada alım satıma konu olmayan ortaklık paylarının son işlem tarihindeki borsa fiyatıyla, borçlanma araçları, ters repo ve repoların, son işlem günündeki günlük iç verim oranı (günlük nakit girişlerini nakit çıkışlarına eşitleyen iskonto oranı) esas alınarak değerlenmesi

Yabancı para cinsinden varlıkların değerlemesinin, TCMB tarafından ilgili yabancı para için belirlenen döviz alış kuru ile, yükümlülüklerin değerlemesi ise TCMB tarafından ilgili yabancı para için belirlenen döviz satış kuru ile çarpılması suretiyle yapılması

Yatırım fonu katılma paylarının, değerleme günü itibarıyla en son açıklanan fiyatlar esas alınarak değerlenmesi

Portföydeki vadeli mevduatın, bileşik faiz oranı kullanılarak tahakkuk eden faizin anaparaya eklenmesi suretiyle değerlenmesi

Diğer para ve sermaye piyasası araçları ile işlemlerin ve dış borçlanma araçlarının değerlemesine ilişkin esasların piyasa fiyatını en doğru yansıtacak şekilde fon kurulu tarafından belirlenmesi

 

8. Fon Hesabından Yapılacak Ödeme İşlemlerinin Kontrolü 

Fon'un hesabından takas işlemleri, yatırımcı ödemeleri ve Yönetmeliğin 19. maddesinde belirtilenler dışında ödeme yapılmaması

Harcamaların belgeye dayalı olması

Fon malvarlığından piyasa rayici üzerinde harcama yapılmaması

Fon toplam gider kesintisinin fon net varlık değeri üzerinden hesaplanıp, fon türüne göre Bireysel Emeklilik Sistemi Hakkında Yönetmelik’in 2 no.lu ekinde belirlenen oranları geçmemek üzere yapılması 

Tutar artırımı varsa, artırım giderlerinin mevzuata uygun bir şekilde tahsil edilmesi

 

9. Pay Alım Satımlarına İlişkin İşlemlerin Kontrolü

Pay alım satım işlemlerinin ilgili mevzuata, Fon içtüzüğüne ve izahnameye uygun olarak gerçekleştirilmesi

Pay alım satımının yapıldığı yerlerde yatırımcıların incelemesine sunulmak üzere Kurulca onaylanmış içtüzük, izahname, tanıtım formu ve diğer kamuyu aydınlatma belgelerinin yeterli sayıda bulundurulması, talep edilmesi halinde dokümanların katılımcıya verilmesi, Şirketin resmi internet sitesinde söz konusu dokümanların güncel haline yer verilmesi 

 

10. Portföy Yönetim İlkelerinin Uygulanmasına İlişkin Kontroller
(Portföy yöneticisinin uyması ve emeklilik şirketinin gözetlemesi gereken hususlar)

Riskin dağıtılması, likidite ve getiri unsurlarını göz önünde bulundurmak, fonun portföy yönetim stratejilerine ve yatırım sınırlamalarına uygun hareket etmek, fon içtüzüğü, izahname, portföy yönetim sözleşmesi ve ilgili mevzuatta belirlenen esaslara uymak suretiyle fon portföyünün yönetilmesi

Portföy yöneticisinin yönetimindeki fonlar veya diğer müşterileri arasında, müşterilerden biri veya fonlarından biri lehine diğerleri aleyhine sonuç verebilecek işlemlerde bulunmaması

Portföy yöneticisinin, fon portföyü ile ilgili yatırım kararlarında objektif bilgi ve belgelere dayanması ve sözleşme ile belirlenen yatırım ilkelerine uyması, bu bilgi ve belgeler ile portföy yönetim stratejilerine mesnet teşkil eden araştırma ve raporların beş yıl süreyle saklanması 

Portföy yöneticisinin, borsada işlem gören varlıkların alım satımlarını borsa kanalıyla yapması 

Portföy yöneticisinin fon ile diğer müşteriler adına yapılan işlemleri ayrı ayrı izlemesi

Portföy yöneticisinin, fon portföyüne alım satım işlemlerinde, işlemi gerçekleştiren aracı kuruluşun, fonu temsil eden fon kodu ile borsalarda işlem yapmasını temin etmesi.

Fon portföyüne rayiç bedelinin üzerinde varlık satın alınmaması ve portföyden rayiç bedelinin altında varlık satılmaması

Portföy yöneticisinin herhangi bir şekilde kendisine ve üçüncü kişilere çıkar sağlamak amacıyla fon portföyüne işlem yapmaması 

Fon adına yapılacak işlemlerde verilecek emirlerde gerekli özen ve basiretin gösterilmesi

Portföy yöneticisinin fon portföyüne yapılan işlemlerde işlemin büyüklüğünü, alınan varlıkların fiyatını, piyasa koşullarını, komisyon oranlarını, işlem yapılan aracı kuruluşun tecrübesini, mali durumunu ve piyasadaki itibarını göz önünde bulundurmak suretiyle, işlemleri zaman ve fiyat açısından en uygun şekilde gerçekleştirmesi

Fon ile ilgili bilgilerin doğrudan veya dolaylı olarak kendilerine veya üçüncü kişilere menfaat sağlamak veya başkalarını zarara uğratmak amacıyla kullanılmaması 

Fon portföyünün önceden saptanmış belirli bir getiri sağlayacağına dair yazılı veya sözlü bir garanti verilmemesi

 

11. Yatırım Sınırlamalarına Uyulmasına İlişkin Kontroller

Fon portföyünün %10'undan fazlasının bir ihraççının para ve sermaye piyasası araçlarına yatırılmaması , varlık kiralama şirketleri tarafından ihraç edilen sermaye piyasası araçları için %10’luk sınırlamanın %25 olarak uygulanması

Fonun %5'inden fazla yatırım yaptığı aynı ihraççıya ait para ve sermaye piyasası araçlarının para ve sermaye piyasası araçlarının toplam tutarının fon portföyünün %40'ını aşmaması

Fon portföyüne borsada işlem gören para ve sermaye piyasası araçlarının alınması

 Fonun tek başına bir ortaklıkta sermayenin ya da tüm oy haklarının %5'ine veya daha fazlasına, bir şirketin kurucusu olduğu fonun ise toplu olarak, bir ortaklıkta sermayenin ya da tüm oy haklarının %20'sinden fazlasına sahip olmaması

Fon portföyünün en fazla %20’sinin girişim sermayesi yatırım ortaklıkları tarafından ihraç edilen sermaye piyasası araçlarına ve girişim sermayesi yatırım fonlarının katılma paylarına yatırılması, tek bir girişim sermayesi yatırım fonuna yapılan yatırım tutarının, fon portföyünün %5’ini geçmemesi

 Fon portföyüne şirketin ve portföy yöneticisinin para ve sermaye piyasası araçlarının dahil edilmemesi 

Şirketin ve portföy yöneticisinin;

  • Sermayesinin %10'undan fazlasına sahip olan hissedarlarının,
  • Yönetim kurulu başkan ve üyelerinin,
  • Genel müdür ve genel müdür yardımcılarının,

ayrı ayrı ya da birlikte sermayesinin %20'sinden fazlasına sahip oldukları ortaklıklar ile şirketin ve portföy yöneticisinin doğrudan ve dolaylı iştiraklerince çıkarılmış para ve sermaye piyasası araçlarının toplamının, fon portföyünün %30'unu aşmaması 

Bir topluluğun para ve sermaye piyasası araçlarına fon portföyünün %30'undan fazlasının yatırılmaması

Takasbank Para Piyasası'nda değerlendirilen nakdin fon portföyünün %10'unu aşmaması 

Kurul kaydında bulunan yatırım fonu ve yabancı yatırım fonu katılma paylarına yatırımın fon portföyünün %20'sini aşmaması, tek bir yatırım fonuna yapılan yatırım tutarının, fon portföyünün %4'ünü geçmemesi

Fon portföyünün %25'inden fazlasının bankalar nezdinde açtırılacak mevduat/katılma hesaplarında değerlendirilmemesi, her bir bankada değerlendirilebilecek tutarın fon portföyünün %6'sını aşmaması 

Fon adına, repo işlemine konu olabilecek para ve sermaye piyasası araçlarının rayiç bedelinin %10'undan fazla repo işlemi yapılmaması

Ters repo işlemlerine yapılan yatırımın fon portföyünün %10’unu geçmemesi (Para Piyasası Fonları için uygulanmaz)

Fon adına kredi alınması işlemlerinin mevzuat uygun olması

Fonda tutulan nakdin günlük operasyonların gerektirdiği miktardan fazla olmaması 

Portföy aşımlarının düzeltilme süresinin Yönetmelik’in 22’nci maddesinin ikinci ve üçüncü fıkralarında belirtilen sürelere uygun olması

 

12. Fon Varlıklarına İlişkin Kontroller

Nakit , vadeli /vadesiz mevduat

Nakit, vadeli ve vadesiz mevduatın fon adına açılan ilgili banka hesaplarında tutulup, Takasbank'ın belirlediği şekilde raporlanması

Fon adına açılan vadesiz veya vadeli Türk Lirası ya da döviz cinsinden hesaplara ilişkin asgari aşağıdaki bilgilerin yer alması 

  1. Hesap açılan Banka
  2. Şube Adı
  3. Hesap Numarası
  4. Hesap Türü (vadeli/vadesiz, TL/döviz)
  5. Hesap Bakiyesi
  6. Vade Süresi
  7. Faiz oranı

Vadeli mevduatlara ilişkin bakiye bilgilerinin işlenmiş faizi ile birlikte Takasbank'a zamanında bildirilmesi

Takasbank’ın Saklama Hizmeti Verdiği Para ve Sermaye Piyasası Araçları, Kıymetli Madenler İle Diğer Varlıklar

Takasbank’ın saklama hizmeti verdiği para ve sermaye piyasası araçları, kıymetli madenler ile diğer varlıklar fon adına Takasbank nezdinde

Türev Araçlara Dayalı İşlemler

Fon adına türev araçlara dayalı yapılan işlemler ile ilgili pozisyonlar ve teminatlar Takasbank sistemi dışında tutuluyorsa Takasbank'a elektronik ortamda günlük olarak raporlanması

Fonların türev işlemlerini riskten korunma (hedging) veya yatırım amaçlı yapmaları ve söz konusu araçlar nedeniyle maruz kalınan açık pozisyon tutarının fon net varlık değerini aşamaması

Yatırım Fonu Katılma Belgeleri:

Fon portföyüne alınan yatırım fonu katılma paylarının Kurul'ca uygun görülen hesaplarda ilgili fon adına saklanması

Fon adına açılan hesaplarda tutulan katılma paylarına ilişkin hesap bakiyelerinin Takasbank'a elektronik ortamda günlük olarak bildirilmesi

Yabancı Menkul Kıymetler:

Fon portföyüne alınan yabancı menkul kıymetlerin, Takasbank'ın yurtdışı muhabir hesaplarında veya Kurul'ca uygun görülen muhabir saklama kuruluşlarında ilgili fon adına saklanması

Aşağıdaki kapsamda yabancı menkul kıymetler ile ilgili bilgilerin tutulması 

  1. Saklama yapılan muhabir kurum ve fon hesap no
  2. Menkul kıymetin türü (kıymetli maden, yabancı menkul,  vadeli sözleşme, fon vs.)
  3. Menkul kıymetin tanımı
  4. Nominal değeri/adet
  5. Birim Fiyatı (Portföy değerlemede kullanılan)
  6. TL tutarı
  7. İşleme ilişkin açıklama

Ayrıca, Borsa dışında yapılan yabancı menkul kıymet veya diğer işlemler için aşağıdaki bilgilere ilişkin kayıtların tutulması

  1. Menkul Kıymet Tanımı
  2. İşlem türü (alış/satış)
  3. İşlem adeti
  4. İşlem fiyatı
  5. İşlem tarihi
  6. Takas tarihi

Diğer Para ve Sermaye Piyasası Araçları 

Kurul'ca uygun görülen ve fon portföyüne alınan diğer para ve sermaye piyasası araçları Takasbank hesaplarında tutulmuyor ise, söz konusu kıymetlere ilişkin bilgilerin Takasbank'a  elektronik ortamda günlük olarak raporlanması

Fon Adına Menkul Kıymet İşlemleri Gerçekleştirilmesi

Borsa'da fonlar adına gerçekleştirilen işlemlerin mevcut Kurul düzenlemeleri uyarınca fon kodu belirtilerek yapılması