EMEKLİLİK YATIRIM FONLARININ (FON) KURULUŞUNA, FON PAYLARININ KAYDA ALINMASINA VE FONUN DİĞER FAALİYETLERİNE İLİŞKİN PROSEDÜRLER
 
I. FON KURULUŞUNA İLİŞKİN PROSEDÜRLER

1.1. Fon Kuruluş Başvurusu
Hazine Müsteşarlığı (Müsteşarlık)'ndan kuruluş ya da dönüşüm izni almış olan bir emeklilik şirketinin (şirket) fon kuruluşu için Emeklilik Yatırım Fonlarının Kuruluş ve Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Hakkında Yönetmelik (Yönetmelik) hükümleri çerçevesinde Sermaye Piyasası Kurulu (Kurul)'ndan izin alması zorunludur.

1.2. Başvuru İçin Gerekli Belgeler
Fon kurmak isteyen şirket, fon kuruluşuna ilişkin talebini içeren bir dilekçe hazırlayarak, dilekçe ekinde yer alan fon içtüzüğü, içtüzük (OKS Değişken Fon) ve kuruluş başvuru formunu doldurmak suretiyle, kuruluş başvuru formunda belirtilen belgeler ile birlikte Kurul'a başvurur.

1.3. Başvurunun Kurul'ca Değerlendirilmesi
Başvurunun Kurulca incelenmeye başlanabilmesi için, yukarıda adı geçen belgelerin tam ve doğru olarak Kurula iletilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde başvurular değerlendirmeye alınmayacaktır. Başvuruya ilişkin olarak talep edilebilecek ilave belge ve bilgilerin, Kurulca belirlenecek ve şirkete eksik yazısı ile bildirilecek sürede tamamlanması zorunludur. Kurula yazılı olarak iletilen dilekçe, başvuru formu ve fon içtüzüğünün aynı zamanda CD’ye kaydedilerek “Word dosyası’’ olarak Kurulumuza iletilmesi gerekmektedir.
Fon kuruluş başvurularının Kurulca uygun görülebilmesi için; şirketin kuruluş şartlarını kaybetmemiş olması, saklayıcının ve portföy yöneticisinin belirlenmiş olması, fon içtüzüğünün Kurul düzenlemelerine uygun hazırlanması ve Kanun, bu Yönetmelik ve ilgili mevzuatta belirtilen diğer şartların yerine getirilmesi zorunludur.

1.4. Başvurunun Uygun Görülmesi
Başvurunun Kurulca uygun görülmesi sonucunda, fon içtüzüğü Kurulca verilen kuruluş izin yazısının şirket tarafından tebellüğ edildiği tarihi izleyen altı iş günü içinde şirket merkezinin bulunduğu yerin ticaret siciline tescil ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi (TTSG) ile Kamuyu Aydınlatma Platformu’nda (KAP) ilan edilir. TTSG ilanı takip eden altı iş günü içerisinde Kurula gönderilir. Fon içtüzüğünün tescili ile birlikte kuruluş işlemleri tamamlanmış sayılır.

II. FON PORTFÖYÜNÜN OLUŞTURULMASI VE FON PAYLARININ KAYDA ALINMASI

2.1. Kayda Alma Talebine İlişkin Başvuru
Şirket, kurucusu olduğu ilk üç fon için, fonun kuruluşuna ilişkin izin yazısının şirkete tebellüğ tarihini izleyen altı ay içerisinde dilekçe ile eklerikayda alma başvuru formuizahname, izahname (OKS Değişken Fon) ve tanıtım formu ile birlikte Kurula başvurmak zorundadır. Bu süre içerisinde Kurula başvuru yapılmaması halinde fon içtüzüğü şirket tarafından ticaret sicilinden terkin ettirilir ve buna ilişkin belgeler terkini takip eden altı iş günü içerisinde Kurula gönderilir.

2.2. Başvurunun Değerlendirilmesinde Ön Koşullar
Fon paylarının kayda alınma başvurularının değerlendirilebilmesi için;

  • a) Fon içtüzüğünün şirketin merkezinin bulunduğu yerin ticaret siciline tescil ve TTSG ile KAP’ta ilan edilmiş olması,
  • b) Yeterli mekan, teknik donanım ve örgütlenmenin sağlanmış, fon hizmet biriminin ve fon kurulunun oluşturulmuş, iç kontrol ve risk yönetimini içeren iç denetim sisteminin kurulmuş, personelin buna uygun görev ve sorumluluklarının belirlenmiş ve bu konularda gerekli bilgi ve belgelerin hazırlanmış olması,
  • c) Fona ve katılımcılara ilişkin muhasebe, kayıt ve belge sistemi ile düzenli iş akışı ve haberleşmeyi sağlayacak teknik altyapının kurulmuş olması,
  • ç) En az bir portföy yöneticisi ile portföy yönetim sözleşmesi ve saklayıcı ile saklama sözleşmesi imzalanmış olması,
  • d) Şirketin Kanun’da öngörülen kuruluş şartlarını kaybetmemiş olması,
  • e) İzahnamenin, fon ile ilgili mevzuatın öngördüğü ve fon ile ilgili bilgileri açıklıkla ortaya koyacak ayrıntıda ve Kurul tarafından belirlenen esaslara uygun olarak hazırlanması,
  • Şirket’in kurduğu ilk üç fon için geçerli olmak üzere, fon içtüzüğünde belirlenen tutarda fona avans tahsis edilmiş ve bu avansla fon portföyünün oluşturulmuş olması

zorunludur.

2.3. Başvurunun Kurulca Değerlendirilmesi
İlgili belgelerin tam olarak Kurula iletilmesi ile Kurulca başvuru incelemesine başlanır. Başvuruya ilişkin olarak talep edilebilecek ilave belge ve bilgilerin Kurulca belirlenen sürede tamamlanması zorunludur. Kurul başvuruların elektronik ortamda yapılmasını isteyebilir ve bu aşamada gerekli gördüğü takdirde şirket ve fon nezdinde inceleme yapabilir.
Kurul, yapılan başvuruları izahnamenin Yönetmelik’te, ilgili mevzuatta ve Kurulca belirlenen esaslarda yer alan bilgileri içerip içermediğini dikkate alarak kamunun aydınlatılması esasları çerçevesinde inceler.
Başvurunun olumlu görülmesi halinde fon içtüzüğünde yer alan pay sayısı Kurul kaydına alınır ve izahname Kurulca onaylanır.  Kurulca onaylı izahnamenin şirket tarafından tebellüğ edildiği tarihi izleyen onbeş iş günü içerisinde ticaret siciline tescil ve TTSG ile KAP’ta ilan edilmesi zorunludur.
İncelemeler sonucunda gerekçe gösterilerek, başvuru konusu fon paylarının Kurul kaydına alınmasından imtina edilebilir. Kurul kaydına alınma, resmi teminat verilmesi şeklinde yorumlanamaz ve reklam amacıyla kullanılamaz.

2.4. İzahname Değişiklikleri
İzahname ile açıklanan konularda ortaya çıkan değişikliklerin ve yeni hususların, şirket tarafından Değişiklik Talep Formu ile Kurula bildirilmesi zorunludur. Formun aynı zamanda CD’ye kaydedilerek “Word dosyası’’ olarak Kurulumuza iletilmesi gerekmektedir Değişiklikler ve yeni hususlar, Kurulun onayı alınmadan izahnamede değişiklik yapılarak katılımcılara açıklanamaz ve uygulamaya konulamaz.  Kuruldan onay alındıktan sonra izahnamedeki değişiklikler onayın şirket tarafından tebellüğ edildiği tarihi izleyen altı iş günü içinde ticaret siciline tescil ve TTSG ile KAP’ta ilan edilir. TTSG ilanı takip eden altı iş günü içerisinde Kurula gönderilir.
Katılımcıların yatırım kararını etkileyebilecek ve önceden bilgi sahibi olunmasını gerektiren hususlara ilişkin duyurular da ayrıca KAP’ta ilan edilir ve yeni hususların yürürlüğe giriş tarihi on iş gününden az olmamak üzere ilanlarda belirtilir. Kurulca uygun görülmesi halinde fonun katılımcı sayısı ve katılımcı kitlesi dikkate alınarak farklı bildirim ve ilan esasları belirlenebilir.

III. KURULUŞ VE KAYDA ALMA BAŞVURULARININ BİRLİKTE YAPILMASI

Şirket, Kanun çerçevesinde kurulması zorunlu üç fonun Kurul kaydına alınmasını müteakip diğer fonlar için kuruluş ve kayda alınma başvurularını birlikte yapar. 1.2 ve 2.1 bölümünde belirtilen belgelerin Kurula iletilmesini müteakip, bu fonların kuruluş ve kayda alma başvuruları birlikte değerlendirilir ve sonuçlandırılır.

IV. PAY SAYISININ ARTIRILMASI VE ARTIRILAN TUTARI TEMSİL EDEN FON PAYLARININ KAYDA ALINMASI

Fon içtüzüğünde belirtilen pay sayısının artırılmak istenmesi halinde şirket, belirleyeceği yeni pay sayısının yer aldığı fon içtüzüğünün ilgili maddesine ilişkin tadil metninin ve yeni pay sayısını içerecek şekilde hazırlanmış izahnamenin onaylanması ve artırılan payların Kurul kaydına alınması talebiyle Kurulca belirlenen esaslara uygun olarak hazırlanan tutar artırımı kayda alma başvuru formuizahnamesi ve ekinde belirtilen belgeler ile Kurula başvurmak zorundadır.
Başvurunun Kurulca uygun görülmesi sonucunda, içtüzük ve izahname tadil metinleri Kurulca onaylanır ve artırılan pay sayısı Kurulca kayda alınır. Kayda almayı takiben, içtüzük tadil metni ve izahname, izin yazısının Şirket tarafından tebellüğ edildiği tarihi izleyen altı iş günü içinde şirketin merkezinin bulunduğu yerin ticaret siciline tescil ve TTSG ile KAP’ta ilan edilir. TTSG ilanı takip eden altı iş günü içerisinde Kurula gönderilir.
Başvurular 2.3. bölümde belirtildiği şekilde incelenir ve sonuçlandırılır.

V. FON İÇTÜZÜĞÜNÜN DEĞİŞTİRİLMESİ

Şirketin gerekçeli olarak içtüzük değişikliği talebinde bulunması halinde, Kurulca belirlenecek esas ve usullere uygun olarak hazırlanan İçtüzük Değişiklik Talep Formu doldurulması ve formda belirtilen bilgi ve belgelerin Kurula iletilmesi şarttır. Kurula yapılan başvuru üzerine, hukuki gereklerin yerine getirilip getirilmediği Kanun, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde incelenir ve uygun görülen içtüzük değişiklikleri, izin yazısının şirket tarafından tebellüğ edildiği tarihi izleyen altı iş günü içinde ticaret siciline tescil ve TTSG ile KAP’ta ilan edilir. TTSG ilanı takip eden altı iş günü içerisinde Kurula gönderilir.
Katılımcıların yatırım kararını etkileyebilecek ve önceden bilgi sahibi olunmasını gerektiren hususlara ilişkin duyurular da ayrıca KAP’ta ilan edilir ve yeni hususların yürürlüğe giriş tarihi on iş gününden az olmamak üzere ilanlarda belirtilir.
Kanun, bu Yönetmelik ve ilgili mevzuata aykırı uygulamaların bulunduğu, kamuyu aydınlatma açısından yeterli açıklamaların yapılmadığı sonucuna varılırsa, gerekçe gösterilerek içtüzük değişikliklerine izin verilmez.

VI. KAMUYU AYDINLATMA BELGELERİ İLE DİĞER STANDART BELGELERİN HAZIRLANMASINA İLİŞKİN ESASLAR

6.1. Periyodik Raporlar:
Fonlar, günlük, altı aylık ve yıllık olarak rapor düzenlerler. Günlük rapor, fon portföy ve net varlık değeri tablolarından oluşan ve birim pay değerlerinin günlük olarak hesaplanmasını gösteren rapor olup, her gün sonu itibarıyla saklayıcıya iletilir. Altı aylık rapor, ilkaltı aylık döneme ilişkin gelişmeleri özetleyen ve Fon Kurulu tarafından hazırlanan faaliyet raporunu ve ilgili dönemin son iş günü itibariyle fon portföy değeri ve net varlık değeri tablolarını içeren rapordur. Yıllık rapor, yıl içindeki gelişmeleri özetleyen ve Fon Kurulu tarafından hazırlanan faaliyet raporunu, fonun bir önceki yıl ile karşılaştırmalı olarak hazırlanmış bağımsız denetimden geçmiş yıllık fon bilanço ve gelir tablolarını, bağımsız denetim raporunu, bilanço tarihi itibarıyla fon portföy değeri ve net varlık değeri tablolarını içeren rapordur.
Fon Kurulu tarafından hazırlanan faaliyet raporları asgari olarak, ilgili dönemde fonun faaliyet gösterdiği piyasanın ve ekonominin genel durumuna ilişkin bilgileri, fonun performans bilgilerini ve varsa dönem içinde yatırım politikalarında, izahname, fon içtüzüğü gibi kamuyu aydınlatma belgelerinde, katılımcıların karar vermesini etkileyebilecek diğer konularda meydana gelen değişiklikleri içerecek şekilde hazırlanır.
 Altı aylık rapor, ilgili dönemin bitimini takip eden altı hafta içinde, yıllık rapor ilgili dönemin bitimini takip eden üç ay içinde KAP’ta ilan edilir. Söz konusu raporlar aynı zamanda şirket merkezinde katılımcıların incelemesi için hazır bulundurulur. Ayrıca, bu raporlarda ödünç menkul kıymet işlemleri ile türev araç işlemlerine ilişkin bilgilere yer verilmesi zorunludur. Günlük, altı aylık ve yıllık raporlar Kurulca belirlenen esaslara göre hazırlanır ve en az on yıl süreyle şirket nezdinde saklanır.

6.2. Bilgi Verme Yükümlülüğü
Şirket ve portföy yöneticisi, Yönetmelik’in 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinde sayılan kişilerin iştiraklerinin unvanları, adresleri, iştirak oranları ile kendi iştiraklerine ilişkin bu bilgileri her yılın Ocak ayında ve bunlardaki değişikliklerin meydana geldiği tarihten itibaren altı iş günü içinde saklayıcıya bildirmekle yükümlüdür.
Fon kurulu üyelerinin ve denetçinin herhangi bir sebepten dolayı görevden ayrılmaları halinde durum en geç altı iş günü içinde Sermaye Piyasası Lisanslama Sicil ve Eğitim Kuruluşu A.Ş.’ye bildirilir. Yapılan bildirimde, yeni atanan kişinin ilgili göreve atanmasına ilişkin yönetim kurulu kararı ile bu kişi ile ilgili olarak Yönetmelik’in 12 nci maddesinin üçüncü fıkrasında belirtilen hususların mevcudiyetini tevsik eden belgeler yer alır. Yönetmelik’in 12 nci maddesine aykırı şekilde atama yapıldığının tespit edilmesi halinde, bu durum Sermaye Piyasası Lisanslama Sicil ve Eğitim Kuruluşu A.Ş. tarafından en hızlı haberleşme vasıtasıyla Kurula bildirilir.
Kurulca, söz konusu bildirimlerin Kurulun uygun göreceği başka bir kuruluşa yapılması istenebilir.
Şirket faaliyetleri ya da politikalarının bir sonucu olarak fonu ve katılımcıları etkileyebilecek nitelikte olan ve açıklanması gereken önemli değişikliklerin Kamuyu Aydınlatma Platformu’nda ilan edilmesi gerekmektedir.
 
6.3. Fonun Tanıtımına Yönelik Belgeler
Katılımcının emeklilik planı kapsamında yer alan fonlara katılımından önce kendisine, izahnamedeki bilgilerin özet olarak yer aldığı ve katılımcının yatırım kararı vermesine yardımcı olacak tanıtım formu verilmesi zorunludur. İzahnamenin şirketin merkezi, bölge müdürlükleri, şubeleri, temsilcilikleri ve internet sitesinde güncellenmiş olarak katılımcıların incelemesi amacıyla bulundurulması zorunludur.
İzahnamenin ve tanıtım formunun katılımcıların anlayabileceği açıklıkta ve okunaklı bir şekilde

6.4. Katılımcıya Sunulacak Belgeler
Şirket;

  • - Kurulca onaylanmış fon içtüzüğünü,
  • - İzahname ve tanıtım formunu,
  • - Altı aylık ve yıllık raporları,

merkezi, bölge müdürlükleri, şubeleri, temsilcilikleri ve internet sitesinde güncellenmiş olarak katılımcıların incelemesi amacıyla bulundurmak ve katılımcının talep etmesi halinde kendisine vermek zorundadır.

VII. PORTFÖY YÖNETİM SÖZLEŞMESİ VE SAKLAMA SÖZLEŞMESİNE İLİŞKİN ESASLAR
Şirket ile portföy yönetim şirketi arasında asgari unsurları Kurul'ca belirlenen bir portföy yönetim sözleşmesi imzalanır.
Saklama sözleşmesi, şirketin fon adına saklama sözleşmesi imzalayacağı saklayıcı kuruluş tarafından belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanır.